Ah, la productivité… comment l’atteindre ? Tel le Saint Graal, elle semble parfois inaccessible. Et pourtant, gagner du temps, c’est possible ! Tu penses que l’entrepreneuriat durable est synonyme d’un planning hebdomadaire rempli à ras-bord ? De jours entiers consacrés aux urgences ? Malgré tout, je suis certaine que, comme moi, tu aimerais avoir davantage de temps à consacrer à ta vie de famille et à tes loisirs. 

Comment prendre des pauses sans tout remettre au lendemain et adopter la slowlife ? Découvre mes 4 astuces pour organiser son temps quand on est entrepreneure à impact !

Astuce numéro 1 : Définir ses priorités et les respecter

« Il faut définir ses priorités. » Cette phrase, on te l’a répétée plusieurs fois. Pourtant, on ne peut pas dire qu’elle soit d’une grande aide !

En effet, lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat à impact, on a souvent la sensation que chaque seconde compte et on a mille choses auxquelles penser. Gérer la comptabilité, la facturation, la communication, son site internet, les enfants, le ménage… sans oublier de consacrer suffisamment de temps à son cœur de métier !

Alors, comment prioriser ? Comment alléger ton emploi du temps sans que ton activité n’en pâtisse ?

1. Définis tes actions prioritaires en te posant les bonnes questions

Dans un premier temps, regarde ton emploi du temps pour les semaines à venir. Pour chaque tâche que tu t’es assignée, pose-toi les questions suivantes :

• cette tâche te permet-elle vraiment de te rapprocher de tes objectifs ?
• si oui, donne-t-elle de bons résultats ?

Si la réponse à ces deux questions est « non », alors c’est que cette tâche n’est pas prioritaire. Du moins, pas en l’état…

2. Passe chaque tâche en revue : est-elle efficace ?

Après avoir évalué si chacune de tes tâches était prioritaire, tu en auras sans doute éliminé pas mal. Mais il en reste encore un certain nombre, dont certaines qui pourraient sans doute être optimisées.

Pourquoi optimiser une tâche ? Tout simplement pour qu’elle te prenne moins de temps et te donne davantage de résultats. Bref, pour être plus efficace.

En effet, même si tu ne t’assignes que 2 objectifs par jour, tu pourrais vite te rendre compte que le travail à effectuer te prend beaucoup de temps et d’énergie, pour finalement peu de résultats…

Heureusement, à l’aide d’une deuxième série de questions, tu vas pouvoir réfléchir à comment rendre chaque tâche bien plus efficace :

• prends-tu plaisir à l’effectuer ?
• si non, pourrais-tu la déléguer à quelqu’un d’autre, qui saura sans doute mieux le faire que toi ?
• si tu ne peux pas la déléguer, peux-tu la simplifier pour qu’elle ne te prenne plus autant de temps ? Par exemple, en l’automatisant ?
• enfin, peux-tu la remplacer par un autre processus, voire la supprimer ?

Prenons un exemple. Si, pour ta communication, tu gères à la fois 3 réseaux sociaux et 1 site internet, il est possible que tu aies du mal à tout gérer… Mais peut-être n’as-tu pas besoin de tous ces canaux de communication ? Dans ce cas, réfléchis à celui qui te rapporte le moins de résultats, et supprime-le ! Puis consacre ton énergie aux autres, pour lesquels tu pourrais également :
– réutiliser certains contenus, en les adaptant un peu ;
– automatiser les mises en ligne ;
– déléguer la gestion ou une partie de la gestion de ces outils.

3. Aide-toi de la matrice d’Eisenhower pour identifier tes priorités !

Définir ses priorités, on l’a vu, aide beaucoup à organiser son temps quand on est entrepreneure ! Et si je te disais qu’il existe une astuce pour t’aider à identifier les actions prioritaires ? Génial, non ?

Il s’agit de la matrice d’Eisenhower. Considérée comme un incontournable pour la gestion du temps, elle est également très simple d’utilisation.

Tout d’abord, prends une feuille de papier et un stylo. Puis trace 4 carrés :

• un pour tes tâches importantes ET urgentes (à traiter en priorité) ;
• un pour les tâches importantes, mais non urgentes (à planifier pour plus tard) ;
• un pour les tâches non importantes, mais urgentes (à déléguer, dans la mesure du possible) ;
• et enfin, un dernier pour les tâches non importantes et non urgentes (à supprimer ?).

Ainsi, tu seras certaine de toujours arriver à la fin de ta semaine ou de ton mois en ayant traité les tâches les plus importantes et les plus urgentes. Tu pourrais même y gagner en sérénité…

Astuce numéro 2 : Apprendre à se connaître pour mieux organiser son temps quand on est entrepreneure

1. Quand es-tu la plus efficace 

Apprendre à mieux te connaître te permettra d’optimiser peu à peu ton organisation, pour trouver celle qui te correspond le mieux.

En effet, ce qui fonctionne pour d’autres ne fonctionnera peut-être pas pour toi. Aussi, avant d’adopter des schémas qui ne te conviendront sans doute pas, tu peux te poser ces quelques questions : quand es-tu la plus efficace ?

• Le matin, l’après-midi, le soir ?
• Le lundi, le vendredi ?
• A telle ou telle période de ton cycle féminin?

En fonction de la réponse obtenue, tu pourras adapter ton agenda. Ainsi, si tu es peu efficace le soir, ne planifie pas de rendez-vous à partir de 16 h !

Tu te sens plus créative le lundi ? Dans ce cas, crée tous tes contenus en début de semaine !

 2. Équilibre ton énergie féminine et ton énergie masculine

Ce sont des notions que j’ai découvertes après de nombreuses années d’entrepreneuriat, et ça a été une révélation pour moi. D’ailleurs, c’est une des première chose que je fais travailler aux clientes que j’aide à définir leur modèle d’organisation ;) 

Que l’on soit une femme ou un homme, nous avons ces deux énergies à disposition. Mais notre société patriarcale (qui survalorise le masculin au détriment du féminin) fait que nous sommes nombreux en déséquilibre. 

• L’énergie féminine, c’est l’émotionnel, le relationnel, la capacité d’écouter notre intuition et la créativité…
• L’énergie masculine pourrait se résumer par l’action, le cadre, le raisonnement logique, la planification méthodique, le concret…

Peut-être même que cela te rappelle le yin ou le yang ou bien le « cerveau gauche » et le « cerveau droit » ? Peu importe, en réalité ! L’important est de savoir bien équilibrer les deux énergies, pour :

• écouter son intuition sans s’éparpiller (merci l’énergie féminine).
• savoir concrétiser ses ambitions concrètement et avec méthode (merci l’énergie masculine). 

3. Revois régulièrement ton organisation !

Bien sûr, nous ne sommes pas des machines : il est fort probable que ton organisation d’aujourd’hui ne te convienne plus demain.

C’est pourquoi savoir écouter son corps comme son esprit est important pour ne pas se démotiver. Je sais que ce n’est pas toujours facile : nous avons appris pendant si longtemps à ne pas nous écouter, qu’il est difficile de faire tout à coup l’inverse !

Si tu ne sais pas par où commencer, je conseillerais dans un premier temps de te consacrer à ce qui te fait du bien, à ce qui te procure du plaisir. Organise ton temps en fonction de cela : la joie que te procureront ces activités sera une force motrice pour toute ton activité durable !

Astuce numéro 3 : S’organiser en fonction de soi et non des autres

1. Pose un cadre clair

Normalement, à ce stade, tu as déjà bien allégé ton emploi du temps. Pourtant, il est possible que ton équilibre de vie professionnel / personnel ne soit pas encore atteint…

En effet, alors que vient le moment de dîner en famille, tu te rends compte que tu dois absolument finir ce dossier ultra important avant demain matin !

Et puis, comment ne pas répondre aux sollicitations de tes enfants, même si tu es au milieu de ta journée de travail ?

Je comprends parfaitement ton ressenti. Avant d’être une entrepreneure, je suis moi aussi une maman, une épouse et une amie. Pourtant, pour donner une chance à mon entreprise de bien tourner sans compromis sur ma vie familiale, j’ai compris que je devais poser un cadre clair.

C’est pourquoi mon agenda est découpé selon des plages horaires que je consacre soit à mon travail, soit à ma famille. Je m’y tiens au maximum : durant les week-ends et les vacances, c’est famille ! Mes clients savent d’ailleurs qu’ils ne peuvent me contacter ces jours-là, car je ne consulte pas mes e-mails.

J’ai aussi des créneaux horaires entièrement dédiés à mon équipe et à mon entreprise.

Ainsi, je suis certaine de pouvoir vérifier ma comptabilité sans risque d’être interrompue !

2. Organise-toi en fonction de ton cycle menstruel

Savais-tu que, en fonction de ton cycle menstruel (si tu es une personne menstruée), ton énergie n’est pas la même ?

Peut-être as-tu déjà remarqué des baisses de motivation associées à ton cycle ? C’est normal ! On peut même observer jusqu’à 4 phases :

• la phase contemplative. Elle a lieu durant les règles. Le corps est fatigué, tu sens que tu as besoin de repos. C’est le moment de t’introspecter, de prendre du recul par rapport à ton activité pour être en mesure de l’améliorer.
• la phase dynamique, ou après les règles. Tu gagnes à nouveau de l’énergie et tu te sens hyper motivée ! C’est le moment de faire toutes ces tâches que tu as du mal à réaliser en temps ordinaire.
• la phase expressive, durant l’ovulation. C’est le moment où on a besoin de se sentir connecté aux autres. Autrement dit, la semaine des réunions ! Démarchage, rendez-vous avec des clients ou des partenaires… Consacre ton temps à ton réseau professionnel !
• la phase créative, ou période pré-menstruelle. Ce sont sans doute les jours les plus difficiles du cycle. On se sent découragée et on a envie de tout plaquer… Dans ce cas, travaille sur ton entreprise et évite les rencontres avec des clients.

Mon entreprise a connu une forte croissance (et même passé la fameuse barre des 100K€ de chiffre d’affaire!) l’année où j’ai commencé à organiser mon temps en fonction de mon cycle menstruel. A essayer absolument avant de se faire sa propre idée ;)

Astuce numéro 4 : Avoir des outils de gestion du temps efficaces

1. Organise ton temps à l’aide d’un agenda

L’agenda, ton nouveau meilleur ami ? Sans doute pas mais, ce qui est sûr, c’est qu’il est d’une aide redoutable !Il te permet en effet d’organiser ton temps de manière durable, sans t’essouffler. Tu ne sais pas comment t’y prendre pour aménager ton temps ? Pas de panique ! Je te propose un modèle d’organisation à télécharger gratuitement par ici ;).

Grâce à lui, tu pourras :

• déterminer les plages horaires dédiées à ton activité entrepreneuriale ou à ta vie familiale ;
• identifier les plages horaires consacrées à la gestion pure de ton entreprise ou à tes clients ;
• définir les tâches prioritaires sur lesquelles se consacrer chaque jour.

Personnellement, lorsque j’organise mon agenda, je me laisse toujours quelques plages horaires où rien n’est prévu. Ces heures sont consacrées aux imprévus. Eh oui ! On a beau être ultra-organisée, il y aura toujours des imprévus pour venir tout bouleverser !

Pas d’imprévus à l’horizon ? Dans ce cas, je profite de ces moments pour avancer sur mon emploi du temps, ou bien pour me détendre !

Mais qui, entre l’agenda électronique et l’agenda papier, choisir pour la gestion de son planning ? En réalité, cela va beaucoup dépendre de toi, de tes préférences et de ta personnalité. Si tu ne sais pas vers quel outil te tourner, tu peux toujours en tester plusieurs : cela te permettra d’identifier les forces et faiblesses de chacun, pour trouver la solution qui est la plus adaptée pour toi (et qui n’est pas nécessairement la même que les autres!).

2. Suis l’avancement de tes projets avec un logiciel de suivi de projet

Pour s’organiser au mieux, il est toujours utile de savoir où en est chaque projet, surtout lorsqu’on travaille en équipe !

De mon côté, j’utilise Asana® : ce logiciel me permet de communiquer avec mes partenaires et de savoir précisément où en est chaque tâche ! Fini les interminables échanges d’emails (et la boîte qui explose). Ainsi, les délais ne sont plus un problème et je ne suis jamais prise au dépourvu : je sais toujours si les priorités sont gérées, par qui, et comment.

Bien sûr, il en existe des tas d’autres : n’hésite pas à en tester plusieurs pour savoir lequel correspond le mieux à tes besoins et à ta personnalité. Trello®, Notion® ou Click Up® sont, par exemple, des outils simples et gratuits, mais qui permettent de bien s’organiser lorsqu’on débute !

Tu as désormais plusieurs pistes pour mieux gérer ton temps ! Au-delà de l’objectif d’être plus productive, il s’agit surtout de se sentir plus épanouie dans son activité, et d’avoir davantage de temps à consacrer à sa vie personnelle. C’est le slowpreneuriat : travailler moins, mais mieux. 

>> Tu sens que ton planning pourrait être amélioré ? Pourtant, tu as du mal à identifier par quoi commencer… Peut-être même culpabilises-tu à l’idée de ne pas pouvoir t’améliorer ?
Si tel est ton cas, alors j’ai une proposition à te faire : je t’invite à télécharger le Modèle d’Organisation Durable dont je t’ai parlé plus haut. 

J’ai hâte de savoir ce que cela t’a apportée,

Solène.